Ini adalah aksioma dunia bisnis yang dipahami dengan baik bahwa ada dua cara untuk meningkatkan laba bisnis. Sederhananya, dua cara itu adalah menghasilkan uang atau memotong biaya. Sekarang tidak ada bisnis yang dapat memangkas biaya menuju profitabilitas. Tetapi dengan cara yang sama, pemborosan dan biaya internal yang berlebihan untuk bisnis apa pun dapat menggerogoti keuntungan apa pun yang dinikmati bisnis. Jadi untuk maju dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, kedua metode harus digunakan.
Ketika sebuah bisnis mengalihkan perhatiannya ke pemotongan biaya, ada tujuan bisnis yang dinyatakan atau tidak dinyatakan bahwa pemilik bisnis akan menemukan pendarahan signifikan dari pendapatan yang terjadi dalam sistem menjalankan bisnis. Jadi, jika sistem tersebut dapat diperbaiki untuk menghilangkan pemborosan itu, bisnis benar-benar akan menghasilkan uang dari dalam ke luar karena biaya operasional bisnis akan turun drastis.
Kemajuan yang biasa dari kampanye penghematan biaya oleh sebuah bisnis adalah untuk menemukan “buah yang menggantung rendah” terlebih dahulu. Maksud kami bahwa untuk memenuhi tuntutan manajemen, manajemen menengah akan mengidentifikasi penghematan yang dangkal dengan harapan dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Oleh karena itu, beralih dari cangkir sekali pakai ke mug atau mengurangi fasilitas ruang istirahat sering kali menjadi masalah pertama.
Sayangnya, sementara mungkin ada beberapa penghematan dangkal yang dapat ditemukan di tempat-tempat seperti itu, pengenalan efisiensi yang signifikan untuk bisnis apa pun terletak pada tingkat yang lebih dalam dan mengambil proses yang lebih mendalam untuk menemukan masalah dengan bagaimana segala sesuatunya dilakukan secara internal. Metodologi untuk menemukan “lubang uang” ini dalam bisnis sering disebut “Peningkatan Proses.” Konsep perbaikan proses adalah untuk membuat diagram proses bisnis tertentu dari awal hingga selesai dan mendokumentasikan tahapan yang dilaluinya, penyerahan wewenang untuk proses dan untuk menunjukkan tempat di mana metode yang tidak efisien menyebabkan biaya berlebihan dalam melaksanakan proses itu dalam perjalanan sampai tahap akhir proses penyelesaian.
Secara rutin, area struktur bisnis yang paling sering diidentifikasi sebagai kandidat untuk pemeriksaan perbaikan proses adalah…
* Overhead yang berlebihan antar departemen. Departemen-departemen dalam sebuah bisnis terkenal karena mengambil suasana kekuasaan dan menjadi resisten jika tidak curiga terhadap departemen lain di perusahaan yang sama. Ketika itu terjadi, manajer departemen akan memperkenalkan dokumen dan pemrosesan yang tidak perlu untuk menyebabkan “pekerjaan” berpindah ke departemennya dari departemen lain atau agar pekerjaan yang telah selesai dilanjutkan di sepanjang jalur mereka. Overhead yang berlebihan ini dapat menjadi mahal di tingkat departemen dan menghambat bisnis sebagai unit yang cukup untuk benar-benar mengurangi profitabilitas organisasi.
* Masalah komunikasi. Proses bisnis bergerak melalui organisasi karena setiap departemen atau entitas menambahkan nilai ke proses hingga penyelesaian pekerjaan. Namun jika komunikasi antar departemen atau orang di sepanjang rantai proses cacat, sebuah proses dapat terhenti dan menunggu berjam-jam jika tidak berhari-hari sebelum komunikasi yang terlewat ditemukan dan pekerjaan dimasukkan ke dalam siklus untuk diselesaikan. Perlambatan atau kerusakan dalam komunikasi ini dapat menjadi pengurasan yang luar biasa bagi perusahaan. Untuk memperbaiki masalah tersebut, alat komunikasi modern harus ditinjau ulang sehingga setiap orang penting di sepanjang rantai dengan cepat mengetahui pekerjaan yang perlu dilakukan dan dapat memberi sinyal kepada agen berikutnya bahwa langkah mereka telah selesai dan bahwa proses sedang bergerak ke tahap berikutnya.
* Infrastruktur TI yang tidak efisien. Program komputer yang ketinggalan zaman yang tidak terintegrasi satu sama lain menyebabkan pekerjaan yang tidak perlu dilakukan untuk mengambil data dari satu sistem dan memindahkannya ke program komputer berikutnya hanya untuk dimasukkan lagi di perhentian berikutnya di sepanjang rantai. Standarisasi dan integrasi data dan sistem akan menghasilkan efisiensi yang besar pada prosesnya.
Dengan merampingkan proses pemindahan kebutuhan bisnis dari awal hingga akhir, kita dapat menghilangkan banyak inefisiensi dan pemborosan yang telah melekat pada proses tersebut. Kami dapat memperkenalkan desain integrasi terkini baik di tingkat TI maupun proses untuk memindahkan proses dengan cepat dari satu departemen ke departemen berikutnya setelah selesai. Hasilnya adalah organisasi yang efisien yang tidak lagi “mengeluarkan uang” karena inefisiensi dan dengan demikian menghasilkan uang “dari dalam ke luar”.